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Großes Unternehmensarchiv schafft Aktenkeller ab und erhöht Produktivität durch Digitalisierungsprojekt

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Großes Unternehmensarchiv schafft Aktenkeller ab und erhöht Produktivität durch Digitalisierungsprojekt

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Herausforderung

Das Papieraufkommen in den Archivabteilungen des Unternehmens an den Standorten Houston und Calgary nahm überhand. „Die Akten in unseren Archiven stapelten sich bis an die Decke. In Anbetracht der Quadratmeterpreise für diese Lager bestand akuter Bedarf, von Papier auf elektronische Daten umzustellen“, sagt Jim Fields, Datenqualitäts - manager in Apaches Firmenarchiv in Houston, Texas. „Außerdem mussten wir unsere Daten besser sichern, durch elektronische Sicherungskopien.” Im Calgary-Büro von Apache wurde bereits seit 2005 elektronisch archiviert. Dies betraf Hunderte von Dokumententypen, von umfangreichen Betriebsakten bis hin zu technischen Zeichnungen. Die Akten waren eine Mischung aus gescannten Dateien sowie Dokumenten, die die Absender-Unternehmen bereits mittels OCR-Technologie digitalisiert hatten. Die elektronische Aktenablage war das eine Thema. Das andere war die Herausforderung, in diesen Akten Daten suchen und finden zu können. Einfache OCR-Desktop-Produkte kamen gelegentlich im Houston Office zum Einsatz. Nun ging es um das Aufsetzen eines in sich geschlossenen und abgestimmten Systems, um die Archivierung routinemäßig und effizient abzuwickeln. Die Anschaffung eines Servers war der erste Schritt in diese Richtung.

Lösung

Nach gründlicher Prüfung installierten die Archivierungsabteilungen sowohl in Houston als auch in Calgary ABBYY Recognition Server. Apache kannte ABBYYs guten Ruf. Die Produkt - entscheidung basierte jedoch auf der besseren Leistungsfähigkeit des Recognition Servers im Vergleich zu anderen Lösungen, insbesondere hinsichtlich der OCR-Qualität und der Fähigkeit, vielfältige Protokolle zu verwalten und Ergebnisse an andere Stellen des Workflows zu senden. „Wir wollten keine Punktlösung“, erklärt Fields. „Wir wollten ein Produkt, das all unsere Anforderungen erfüllt und dafür einige Lösungsabläufe bietet.” „ABBYY war toll”, äußert sich Fields begeistert. „“Wir konnten Dokumente einscannen und in überwachten Ordnern, sogenannten Hot Foldern, ablegen lassen. Der Server arbeitete die anstehenden Dateien des Hot Folders ab und wandelte sie in durchsuchbare PDFs um, die schließlich indiziert und archiviert wurden. Der Ablauf war klasse. Ohne ABBYY wäre uns dies nicht möglich gewesen.” Die OCR-Qualität von Recognition Server übertraf alle Erwartungen. „Bei manchen Dokumenten, die ABBYY in durchsuchbare Formate umwandeln konnte, war dies schier nicht zu glauben.” sagt Fields. „Ich hätte nicht gedacht, dass dies möglich wäre.”

Stabilität war ein weiterer Schlüsselfaktor. „Wir sind sehr zufrieden mit der Beständigkeit von ABBYY“, erklärt Laurence Grigg, Archivleiter bei Apache Kanada. „Unser Prozess ist dreiteilig: Umwandlung von Papier in elektronische Daten, Indizierung und Ablage. Die Gewissheit, dass der Vorgang sehr stabil läuft, erleichtert die Fehlersuche. Das System ist so robust, dass wir mit seiner Hilfe alle Herausforderungen meistern konnten, denen wir uns gegenübersahen.” Das Unternehmen schätzte überdies die nahtlose Verzahnung der einzelnen Ablaufschritte. „ABBYY macht den Prozess vollständig transparent“, konstatiert Grigg. „Nicht jeder bei uns kennt vielleicht die dahinter stehende Technologie genau. Alle wissen jedoch, dass sie der zentrale Punkt ist, an dem alle Dokumente zusammenlaufen, um in durchsuchbare PDFs umgewandelt zu werden. Diese Transparenz und der intuitive Bedienkomfort haben die Einführung des neuen Prozesses erheblich erleichtert.“ Diese Einfachheit erstreckte sich auch auf die Installation und Konfiguration. „Ich konnte alles, einschließlich aller Ordner, innerhalb einer 30-minütigen Einweisung einrichten“, sagt Grigg. „Unser Team war sehr schnell operativ.”

Ergebnisse

Der Einsatz von Recognition Server bei Apache macht einen kompletten Archivraum derHoustoner Archivabteilung überflüssig. „Bei einem Quadratmeterpreis von knapp $20 und insgesamt 24 Archivräumen hilft uns ABBYY durch den planvollen Abbau letztlich fast all unserer Archivräume beträchtliche Kosten einzusparen“, betont Fields. Am meisten schätzt Apache die Effizienz- und Produktivitätssteigerung ihrer Archivierungs - abteilungen, die durch Recognition Server möglich wurde. „Der enorme Gewinn unseres Projekts sind ein leichterer Zugriff auf unsere Dokumente, die erhöhte Datensicherheit sowie die Möglichkeit zur unmittelbaren Einsicht in unternehmensweite Aufzeichnungen“, lobt Grigg. „ABBYY war der Dreh- und Angelpunkt in diesem gesamten Prozess.” Der durchschlagende Erfolg von Recognition Server in den Archivierungsabteilungen veranlasste Apache, seinen weiteren Einsatz zu planen. „Wir haben eine großartige Erfahrung mit dieser Lösung gemacht. ABBYY gab uns während der gesamten Zusammenarbeit das Gefühl, dass sie sich persönlich für unseren Erfolg engagieren, was uns viel bedeutet.”